Catherine Gala, Cindy Cartier, Emilie Valery, Cindy Deligny et Christelle Sendao sont assistantes chez Bouygues Bâtiment Ile-de-France au sein des différents services de nos unités opérationnelles. Découvrez leurs 5 portraits, leurs parcours et les secrets de leurs métiers !
1. Pouvez-vous nous parler de votre parcours chez Bouygues Bâtiment Ile-de-France et du poste que vous occupez actuellement ?
Christelle Sendao : Après 14 ans chez Bouygues Telecom, je suis arrivée en septembre 2014, par mobilité interne chez Bouygues Bâtiment Ile-de-France.
Tout d’abord, j’ai occupé un poste d’assistante de direction au sein d’une direction opérationnelle de Construction Privée, puis en octobre 2017, j’ai intégré le Secrétariat Général d’Habitat Résidentiel en tant qu’attachée de direction.
Actuellement, j’occupe, depuis janvier 2020, un poste partagé entre le Secrétariat Général et la Prévention Santé Sécurité.
Emilie Valery : Je suis arrivée chez Rénovation Privée en 2004 en tant qu’assistante commerciale. J’ai commencé en appui auprès de l’assistante en poste à l’époque puis progressivement j’ai pu évoluer et avoir ma propre équipe de jeunes commerciaux pour les aider dans les remises d’offres.
Depuis 2015, je suis attachée de direction aux côtés de Gilles de Jouvencel, Directeur de Production chez Rénovation Privée.
Cindy Cartier : Je suis entrée chez Bouygues Bâtiment Ile-de-France en 2010 où j’ai été embauchée en tant qu’assistante au sein de l’équipe SAV de Construction Privée.
Mes missions ont évolué au fil des années en fonction des changements de l’équipe et de l’évolution des process de l’entreprise. J’ai pu ainsi assister plusieurs directeurs, chargés d’affaires SAV, services et de nouvelles missions m’ont été confiées comme la gestion des assurances décennales des sous-traitants par exemple. Aujourd’hui, je suis fière du chemin parcouru et j’avoue ne pas voir le temps passer.
Catherine Gala : J’ai rejoint Bouygues en 2006 en tant que secrétaire du service Qualité Sécurité Environnement chez Ouvrages Publics. Pour la partie prévention, j’ai travaillé pour de belles opérations comme Balard, La Seine Musicale ou encore le Zoo de Vincennes. Pour la partie qualité, j’étais chargée de l’organisation des audits AFNOR, des revues de direction, le suivi des statistiques…
En février 2016, je suis devenue attachée de direction rattachée au Directeur Général de l’Unité Opérationnelle. Puis, en mars 2019, j’ai suivi mon supérieur hiérarchique chez Habitat Social, toujours à la Direction Générale.
Aujourd’hui, je suis attachée de direction principale. Mon poste consiste à assister Daniel Lopes au quotidien (agenda, suivi des emails, organisation des réunions et des journées de travail, coordination notamment dans la gestion des crises, centralisation des informations, pilotage des tableaux de suivi de données, préparation des dossiers pour les réunions, en lien permanent avec les membres du CODIR, organisation des bouclages commerciaux…). Nous avons une véritable relation de confiance et nous travaillons en toute transparence.
Cindy Deligny : Ma carrière professionnelle a débuté à l’âge de 22 ans, chez Bouygues Bâtiment Ile-de-France - Ouvrages Publics, en tant qu’intérimaire en octobre 2008. J’ai ensuite été embauchée en juillet 2009 pour le poste d’assistante travaux.
Ayant toujours travaillé dans la filière travaux et vu de nombreuses livraisons de chantiers, c’est une fierté de pouvoir aider les équipes à la construction d’équipements publics tels que des : groupes scolaires, piscines, lycées, musées, parkings, conservatoires…
Actuellement, je suis en charge de plusieurs chantiers et m’occupe d’assister mon directeur Tony Dos Santos dans la gestion de la Direction Travaux des Collectivités Locales.
2. Quelles sont les qualités essentielles pour faire ce job ?
Christelle Sendao : Selon moi, les qualités essentielles requises pour ce job, sont : l’organisation personnelle, l’autonomie, la gestion des priorités, l’anticipation des besoins et le bon relationnel avec ses équipes.
Emilie Valery : Tout d’abord, je pense qu’il est primordial de s’adapter à la personne pour laquelle on travaille. Pour que le binôme fonctionne parfaitement, cela passe par une connaissance de l’autre qui s’acquiert avec les années, une confiance et un respect mutuel, et c’est notre cas avec Gilles. Nous travaillons ensemble depuis 2007. Ensuite, il faut être organisée, avoir une capacité d’anticipation et de réactivité. Enfin, garder toujours le sourire et l’envie de bien faire les choses au quotidien.
Cindy Cartier : LA principale qualité d’une assistante est l’ORGANISATION.
Ajoutez à cela une réelle appétence pour aider les autres et faciliter leur quotidien, le goût du contact et du changement, et vous obtenez les valeurs indispensables, selon moi, d’une assistante.
Catherine Gala : Le sens de l’organisation, la discrétion, l’autonomie, la disponibilité et savoir gérer les priorités. Il faut également être attentive aux autres.
Cindy Deligny : De nombreuses qualités sont requises pour être une bonne assistante : dynamisme, réactivité, discrétion, adaptabilité, disponibilité, polyvalence...L’assistante joue un rôle essentiel dans l’organisation de son service.
3. Une bonne journée d’assistante, ça ne démarre jamais sans…
Christelle Sendao : La vérification des agendas, des mails et des messages et informations relayés sur les différents canaux que nous disposons. Il est important de prendre le temps de consulter l’ensemble de ces supports pour se tenir au fait de l’actualité de sa direction et de son Unité Opérationnelle.
Emilie Valery : Avoir traité et classé mes mails et ceux de Gilles dès le début de la journée. Outlook, c’est la base.
Cindy Cartier : Une bonne dose de vitamines et ouvrir sa boite mails pour être prête à répondre à toutes les sollicitations.
Catherine Gala : Vérifier l’agenda du Directeur Général ! Et souvent la journée se termine aussi les yeux rivés sur l’agenda !
Cindy Deligny : Dire bonjour à mes collègues, checker mes mails et regarder l’agenda de mon chef.
4. Une chose que vous avez mis en place et dont vous êtes particulièrement fière.
Christelle Sendao : J’ai mis en place un tableau partagé de suivi des chantiers qui regroupe dans un seul fichier différentes informations générales des opérations, comme : la description, l’adresse du site, les noms des différents intervenants (délégataire, directeur travaux, assistante travaux, CFI, préventeur PSS, …), le code d’imputation SAP, les dates des différents points financiers, le montant du marché, la date de livraison, le nombre de logements livrés, le taux de réserves…
Ce tableau est utilisé à la fois par les services de la Communication et la Qualité. Et tout récemment, il a servi de base pour l’élaboration de la cartographie de nos chantiers.
Emilie Valery : Cela remonte à quelques années maintenant quand j’étais encore assistante commerciale. Pour gagner en efficacité et éviter de faire et refaire les choses, j’avais proposé de faire un BOOK TYPE de présentation de l’entreprise qui serait repris pour les offres commerciales et adapté en fonction du projet.
De même, pour les références de Rénovation Privée, qui initialement étaient disponibles via le centre de documentation, j’ai souhaité à l’époque mettre en place une bibliothèque de nos références illustrées par de belles photos et toutes uniformisées. Ce book existe toujours même si avec les années il a été remis au goût du jour.
Cindy Cartier : Ce dont je suis le plus fière dans mon travail, c’est la relation de confiance qui s’est instaurée au sein de l’équipe où la bonne ambiance a toujours régné. Et j’aime à penser qu’à mon échelle, j’y participe.
Catherine Gala : J’ai mis en place avec les collaborateurs le portail d’Habitat Social au mois de janvier. Il permet à nos équipes d’avoir accès à tous les SharePoint, toutes les applications métiers… les retours sont très positifs ! J’anime le groupe des assistantes Codir de l’entreprise (13 personnes) et je suis la marraine du Groupe de travail Assistantes Expériences Clients phase Travaux pour Bouygues Bâtiment France Europe.
Cindy Deligny : La chose dont je suis le plus fière c’est d’avoir instaurer une relation de confiance et d’écoute avec mes collègues.
5. Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui souhaite devenir assistante ?
Christelle Sendao : Au fil des années, le métier d’assistante a évolué, s’est modernisé et surtout il s’est adapté aux besoins des managers qui sont devenus autonomes dans la pratique des outils informatiques. Ce n’est plus un poste limité aux tâches simples d’exécution. Bien au contraire, les missions se sont diversifiées et enrichies. Et elles peuvent parfois être différentes d’une direction à une autre. Donc, il ne faut pas hésiter à être force de proposition, prendre quelquefois des initiatives et façonner ses missions pour pouvoir accompagner de façon optimale son manager.
Emilie Valery : Si l’on souhaite devenir assistante, il faut avoir constamment le souci du travail bien fait. Être réactive, très organisée, pointilleuse et anticiper les demandes. La phrase que j’utilise au quotidien est : ce qui est fait n’est plus à faire. Je pense qu’il faut valoriser davantage notre métier auprès des jeunes et je conclurai en disant que je suis la fourmi dans l’ombre qui essaye au mieux de faire briller mon patron.
Cindy Cartier : Pour s’épanouir dans ce métier, être disposé à se réinventer / s’adapter chaque jour est un réel atout.
Catherine Gala : Il faut aimer travailler en autonomie, se tenir informée, être rigoureuse et se former aux nouveaux outils digitaux !
Cindy Deligny : Le premier conseil que je peux donner est que ce métier n’est pas réservé qu’aux femmes. Enfin, être à l’écoute des collaborateurs, aimer rendre service, être rigoureuse et débrouillarde (savoir où chercher l’information), être curieuse et s’intéresser à ce qui se passe au-delà de sa direction.
